Dit is een kopie van een artikel uit het kennisportaal van ParnasSys.

Zodra je bent aangesloten op het vernieuwde ROD, zal het weer mogelijk zijn om gegevens uit te wisselen met ROD (BRON). Naar alle waarschijnlijkheid heb je tussen 6 december en de aansluiting op het vernieuwde ROD wijzigingen aangebracht die relevant zijn voor ROD, zoals nieuwe leerlingen ingeschreven of wijzigingen aangebracht aan bijvoorbeeld een inschrijfdatum of schoolloopbaan. Vanwege de gesloten periode (freeze) was uitwisseling met ROD echter niet mogelijk, dus deze wijzigingen moeten alsnog aan ROD worden aangeleverd.

Deze wijzigingen kunnen niet automatisch met ROD worden gedeeld, dus hier is actie van de school noodzakelijk. In principe gaat het om twee soorten aanleveringen:

  1. gewijzigde gegevens bij een leerling die voor de gesloten periode al succesvol was uitgewisseld met BRON en van wie de inschrijving dus reeds bekend is bij ROD.

  2. nieuwe leerlingen van wie de inschrijvingen voor de gesloten periode niet gedeeld zijn met BRON. Deze leerlingen zullen dan ook niet bekend zijn in het vernieuwde ROD.

De twee bovenstaande punten zullen hieronder worden behandeld:

Gewijzigde gegevens uitwisselen van een leerling die reeds bekend is bij BRON/ROD

Om na te gaan voor welke leerlingen je wijzigingen hebt aangebracht, kun je het oude overzicht gebruiken waarin de leerlingen worden getoond die klaarstaan voor het oude BRON. Voor deze leerlingen heb je wijzigingen aangebracht die relevant zijn voor ROD. Ook nieuw ingeschreven leerlingen, die nog niet bekend zijn bij ROD, worden hier getoond.

Dit kun je vinden bij School > ROD > Verstuur leerling BRON berichten.

In dit geval negeren we de nieuwe leerlingen even en focussen we ons op de wijzigingen bij bestaande leerlingen, zoals:

  • Een wijziging van relevante personalia van de leerling

  • Een wijziging van de inschrijving. Dit betreft bijvoorbeeld zowel een gewijzigde inschrijfdatum als het beëindigen van een inschrijving middels een uitschrijfdatum.

  • Een wijziging/toevoeging aan de schoolloopbaan (o.a. ook wijzigingen in de opleiding)

  • Een wijziging/toevoeging aan TLV/arrangement

  • Een wijziging/toevoeging van een secundaire inschrijving (verblijf in OPDC)

  • Een wijziging/toevoeging t.a.v. een voorschools programma (VVE)

  • Een wijziging/toevoeging van een advies VO

  • Een wijziging/toevoeging van een eindtoets

Als je denkt dat je niet kunt onthouden welke wijzigingen je in de gesloten periode hebt aangebracht bij bestaande leerlingen, raden we je aan om dit gedurende de gesloten periode bij te houden. Op die manier weet je welke gegevens je alsnog moet aanleveren aan ROD als je bent aangesloten op het vernieuwde ROD, in plaats van dat je alle onderdelen opnieuw moet aanleveren.

Vervolgens wil je een dergelijke wijziging uitwisselen met ROD.

  • Ga naar Leerling > [open leerlingdossier] > Personalia > ROD

  • Klik linksonder op de knop Handmatige berichten ROD

  • Kies achter Berichttype wat voor soort informatie je met betrekking tot deze leerling wilt aanleveren. Het kan hierbij zowel om een toevoeging/wijziging als om een verwijdering gaan. Als je bijvoorbeeld een wijziging van de inschrijfdatum of een gewijzigd leerjaar wilt doorgeven, kies je voor berichttype Inschrijving aanleveren. Je kiest voor berichttype Inschrijving verwijderen als je de inschrijving van de leerling wilt verwijderen, omdat de leerling bijvoorbeeld niet is gestart op je school.

  • Klik het berichttype van je keuze aan

    • Als je een uitschrijfdatum hebt geregistreerd en je deze wilt delen met ROD, kies je bijvoorbeeld voor berichttype Inschrijving aanleveren, omdat er iets is gewijzigd ten aanzien van de inschrijving.

  • Verstuur ROD bericht

  • De informatie wordt nu meteen met ROD gedeeld

  • Terug

  • Je zal zien dat bovenaan een bericht wordt getoond van het berichttype dat je zojuist hebt geselecteerd

  • Wacht even of de status wijzigt van Verzonden in Goedgekeurd. Je kunt bovenaan ook op Zoeken klikken om de pagina te vernieuwen. Als het bericht wordt afgekeurd, zal worden getoond waarom het bericht is afgekeurd, zodat je weet wat je moet wijzigen, waarna je de gegevens opnieuw handmatig aan ROD dient te leveren.

  • Verstuur eventueel nog meer gegevens via Handmatige berichten ROD, als je meer gegevens hebt aangepast voor deze leerling en controleer of de gegevens succesvol door ROD zijn verwerkt.

Een nieuwe leerling, die nog niet is uitgewisseld in met BRON, uitwisselen met het vernieuwde ROD

Als je tijdens de gesloten periode een nieuwe leerling hebt ingeschreven in ParnasSys, is de kans groot dat je de inschrijving, en eventueel al andere zaken als een voorschools programma, met ROD wilt delen. Deze uitwisseling zet je in gang door een identificatieverzoek in te dienen bij ROD.

  • Ga naar Leerling > [open leerlingdossier] > Personalia > ROD

  • Klik linksonder op de knop Handmatige berichten ROD

  • Klik op berichttype Identificeren persoon

  • Verstuur ROD bericht

  • Je hebt ROD nu gevraagd om de leerling te identificeren. ROD zal vervolgens proberen om de aangeleverde gegevens van de leerling te matchen met een persoon in de BRP (voormalig GBA).

  • Als ROD de leerling kan matchen aan een persoon in de BRP, óf als ROD een onderwijsnummer voor de leerling heeft gecreëerd, zal de status wijzigen van Verzonden in Goedgekeurd. Je kunt bovenaan ook op Zoeken klikken om de pagina te vernieuwen. Als het bericht wordt afgekeurd, zal worden getoond waarom het bericht is afgekeurd, zodat je weet wat je moet wijzigen, waarna je opnieuw een identificatieverzoek kunt indienen.

  • Na een geslaagd identificatieverzoek zullen alle andere gegevens die van belang zijn voor ROD, zoals een inschrijfdatum en een voorschools programma, automatisch met ROD worden uitgewisseld. Daarnaast zal er ook een kennisgeving in- en uitschrijving worden gegenereerd, net als in het oude BRON.
    Als je reeds een BSN had geregistreerd voor de leerling, zal ROD ook een spontane mutatie van het type Persoonsgegevens PO verstrekken met de school delen. Hierin wordt aanvullende informatie uit de BRP verstrekt.

Let op:

Als je een cluster 1-2-school bent en je hebt een nieuwe leerling geregistreerd die extern wordt begeleid, dan wordt er geen inschrijving uitgewisseld, maar enkel het arrangement:

  • Als je in de gesloten periode een wijziging hebt aangebracht in een arrangement, kies je bij handmatige uitwisseling voor berichttype Aanleveren arrangement.

  • Als je in de gesloten periode een arrangement hebt verwijderd, kies je voor berichttype Verwijderen arrangement.

Heb je het antwoord gevonden?